Organizational and institutional mechanisms of administrative management in higher education institutions: a participatory approach to university governance
DOI:
https://doi.org/10.26661/2522-1566/2026-3/37-20Keywords:
administrative management; higher education institutions; university governance; participatory governance; shared governance; student participation; student self-government; institutional mechanismsAbstract
The study substantiates organizational and institutional mechanisms of administrative management in higher education institutions through a participatory approach and identifies the formally established role of students in university governance. A qualitative documentary case study of V. N. Karazin Kharkiv National University combines document analysis and comparative interpretation. Thirteen legal and institutional documents are examined, distinguishing historical context from regulations available as of September 6, 2026. Provisions are classified by authority allocation, collegiality, representation and procedural participation. A four-level analytical framework distinguishes information, consultation, representation and specified decision-related powers. Student participation is embedded in the academic council, rectorate, methodological bodies, programme review and self-government. The July 2026 regulations specify information duties and approval procedures. Representation, consultation and voting rights provide different institutional opportunities and cannot be treated as equivalent evidence of influence. The proposed model connects rules, authority, representation, procedures, collegial decisions and feedback. The contribution is an integrated interpretation of participatory administrative management supported by a document register, explicit classification rules and traceable examples. Individual curricular choice is distinguished from collective university governance. The framework can support procedural audits, documentation of student proposals and clarification of administrative responsibilities. The study examines formal arrangements and one recorded meeting. It does not measure actual influence, demonstrate effectiveness or establish causal relationships. Interviews, repeated observations and comparisons across universities are needed to evaluate implementation
JEL: I23, M10, D71, D73.
References
1. Вчена рада Харківського національного університету імені В. Н. Каразіна. Про внесення змін до Положення про систему внутрішнього забезпечення якості освіти Харківського національного університету імені В. Н. Каразіна : рішення від 23.06.2020, протокол № 10. URL: https://rada.karazin.ua/public/uploads/2020/06/Про-внесення-змін-до-Положення-про-систему-внутрішнього-забезпечення-якості-освіти-обєднано.pdf.
2. Вчена рада Харківського національного університету імені В. Н. Каразіна. Про взаємодію з органами студентського самоврядування, Радою молодих вчених з питань моніторингу та забезпечення якості вищої освіти : рішення від 26.06.2023, протокол № 10. URL: https://rada.karazin.ua/public/uploads/2023/06/2_Про_взаємодію_з_органами_студенського_самоврядування.pdf.
3. Вчена рада Харківського національного університету імені В. Н. Каразіна. Про затвердження «Положення про ректорат Харківського національного університету імені В. Н. Каразіна» в новій редакції : рішення від 25.12.2023, протокол № 23. URL: https://rada.karazin.ua/public/uploads/2023/12/6-Положення_про_ректорат_ост_3.pdf.
4. Beerkens, M. (2022). An evolution of performance data in higher education governance: A path towards a ‘big data’ era? Quality in Higher Education, 28(1), 29-49. https://doi.org/10.1080/13538322.2021.1951451.
5. Bowen, G. A. (2009). Document analysis as a qualitative research method. Qualitative Research Journal, 9(2), 27–40. https://doi.org/10.3316/QRJ0902027.
6. Donina, D., & Jaworska, M. (2024). Higher education governance in Poland: Reform pathway from the Communist regime to Law 2.0. Higher Education Policy, 37(1), 40-58. https://doi.org/10.1057/s41307-022-00293-x.
7. Hai, P. T. T., & Anh, L. T. K. (2022). Academic staff’s participation in university governance – A move towards autonomy and its practical problems. Studies in Higher Education, 47(8), 1613-1626. https://doi.org/10.1080/03075079.2021.1946031.
8. Hall, R. (2021). Students as partners in university innovation and entrepreneurship. Education + Training, 63(7/8), 1114-1137. https://doi.org/10.1108/ET-01-2021-0003.
9. Хриков Є. Колегіальне управління закладами вищої освіти: значення, стан, напрями розвитку. Український педагогічний журнал. 2022. № 1. С. 53–62. URL: https://doi.org/10.32405/2411-1317-2022-1-53-62.
10. Колісніченко Н. М., Коваль Г. В. Партисипативне управління в галузі освіти: сутність, особливості, тенденції формування і реалізації. Актуальні проблеми державного управління. 2021. № 3 (84). С. 105–109. URL: https://uran.oridu.odessa.ua/article/view/246301
11. Lo, W. Y. W. (2025). Trust and tension: Shared governance in higher education amid student activism. Studies in Higher Education, 50(12), 3016–3031. https://doi.org/10.1080/03075079.2024.2449243.
12. Matthews, K. E., & Dollinger, M. (2023). Student voice in higher education: The importance of distinguishing student representation and student partnership. Higher Education, 85(3), 555–570. https://doi.org/10.1007/s10734-022-00851-7.
13. McNaughtan, J., Enright, E. A., & Harris, N. F. (2025). “A seat at the table”: A conceptual model to frame shared governance from the perspectives of faculty senate presidents. Higher Education Policy, 38(4), 797–821. https://doi.org/10.1057/s41307-024-00370-3.
14. Naylor, R., Dollinger, M., Mahat, M., & Khawaja, M. (2021). Students as customers versus as active agents: Conceptualising the student role in governance and quality assurance. Higher Education Research & Development, 40(5), 1026–1039. https://doi.org/10.1080/07294360.2020.1792850.
15. Raza, K., Roach, P., Hardcastle, L., Hayden, A., Gereluk, D., & Bharwani, A. (2025). A systematic review of the conceptualization, interpretation, and implementation of shared governance in post-secondary contexts. Studies in Higher Education, 50(8), 1591–1609. https://doi.org/10.1080/03075079.2024.2388274.
16. Resch, K. (2023). Student voice in higher education diversity policies: A systematic review. Frontiers in Education, 8, Article 1039578. https://doi.org/10.3389/feduc.2023.1039578.
17. Ruan, J., Cai, Y., & Stensaker, B. (2024). University managers or institutional leaders? An exploration of top-level leadership in Chinese universities. Higher Education, 87(3), 703–719. https://doi.org/10.1007/s10734-023-01031-x.
18. Скиба Ю., Червона Л., Паламарчук О. Студентське самоврядування та його роль у забезпеченні якості вищої освіти. Міжнародний науковий журнал «Університети і лідерство». 2022. № 14. С. 127–138. URL: https://doi.org/10.31874/2520-6702-2022-14-127-138.
19. Конференція студентів Харківського національного університету імені В. Н. Каразіна. Положення про студентське самоврядування Харківського національного університету імені В. Н. Каразіна : зі змінами від 28.07.2026, протокол № 3. URL: https://drive.google.com/file/d/1BUISKfYSmid0NGU6-nfgUjH1UrZOyAfn/view.
20. Конференція студентів Харківського національного університету імені В. Н. Каразіна. Положення про студентські вибори в Харківському національному університеті імені В. Н. Каразіна : зі змінами від 28.07.2026, протокол № 3. URL: https://drive.google.com/file/d/1wFQ7tBnUR0Zc2ieOZRp78XHwP-1fEFkb/view.
21. Конференція студентів Харківського національного університету імені В. Н. Каразіна. Протокол № 1 Конференції студентів Університету від 18.02.2026. URL: https://drive.google.com/file/d/1Pl1TpGWlvN9Bjqld6dKZ9S3d_bT8guiz/view.
22. Харківський національний університет імені В. Н. Каразіна. Положення про організацію освітнього процесу в Харківському національному університеті імені В. Н. Каразіна : рішення від 03.07.2025, протокол № 18. URL: https://karazin.ua/storage/documents/2041_8dAbSlQKpbpjWh27yiv6XrsWo.pdf.
23. Харківський національний університет імені В. Н. Каразіна. Положення про Науково-методичну раду та науково-методичні комісії Харківського національного університету імені В. Н. Каразіна : рішення від 19.06.2026, протокол № 10. URL: https://karazin.ua/storage/documents/2217_6maFDdAdH8hHb3k6rHqIjuY6w.pdf.
24. Харківський національний університет імені В. Н. Каразіна. Положення про освітні програми, за якими здійснюється підготовка здобувачів вищої освіти у Харківському національному університеті імені В. Н. Каразіна : рішення від 19.06.2026, протокол № 10. URL: https://karazin.ua/storage/documents/2216_xpCnEeArIA1eR1HlMn4IOlcOw.pdf.
25. Харківський національний університет імені В. Н. Каразіна. Порядок формування індивідуальної освітньої траєкторії у частині реалізації права здобувача вищої освіти на вільний вибір освітніх компонентів : рішення від 30.03.2026, протокол № 5. URL: https://karazin.ua/storage/documents/2084_uJ7KTjRQmjQSfKhkdzRoSyByd.pdf.
26. Статут Харківського національного університету імені В. Н. Каразіна : затверджено наказом Міністерства освіти і науки України від 18.03.2026 № 473. URL: https://documentarium.karazin.ua/items/fdeacf95-f8e6-4287-b0ac-63b9f5b192f4.
27. Про вищу освіту : Закон України від 01.07.2014 № 1556-VII. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1556-18 (дата звернення: 06.09.2026).
28. Про освіту : Закон України від 05.09.2017 № 2145-VIII. URL: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2145-19 (дата звернення: 06.09.2026).
29. Власюк О., Дараган Т. Автономія закладу вищої освіти: принципи впровадження в Україні. Нові технології навчання. 2024. № 98. С. 16-22. URL: https://doi.org/10.52256/2710-3560.98.2024.98.02.
30. Winter, J., Turner, R., Webb, O., Dalla Valle, L., & Benwell, C. (2024). Student academic representation in the UK: An exploration of recruitment, training, and impacts. Higher Education Quarterly, 78(4), Article e12548. https://doi.org/10.1111/hequ.12548.
31. Wright, S. (2022). Danish university governance reforms: Internationalisation and de-internationalisation. European Journal of Education, 57(1), 96–108. https://doi.org/10.1111/ejed.12487.
32. Xue, Y., & Zhu, C. (2022). Review of research on knowledge domains in university governance: Mapping literature in English and Chinese. European Journal of Education, 57(1), 49-64. https://doi.org/10.1111/ejed.12489.
33. Zhuang, T., Liu, B., & Hu, Y. (2022). Legitimising shared governance in China’s higher education sector through university statutes. European Journal of Education, 57(1), 33-48. https://doi.org/10.1111/ejed.12493.
REFERENCES
Academic Council of V. N. Karazin Kharkiv National University. (2020). Pro vnesennia zmin do Polozhennia pro systemu vnutrishnoho zabezpechennia yakosti osvity Kharkivskoho natsionalnoho universytetu imeni V. N. Karazina: Rishennia Vchenoi rady vid 23 chervnia 2020 r., protokol No. 10 [On amendments to the Regulations on the internal education quality assurance system of V. N. Karazin Kharkiv National University]. https://rada.karazin.ua/public/uploads/2020/06/Про-внесення-змін-до-Положення-про-систему-внутрішнього-забезпечення-якості-освіти-обєднано.pdf
Academic Council of V. N. Karazin Kharkiv National University. (2023a). Pro vzaiemodiiu z orhanamy studentskoho samovriaduvannia, Radoiu molodykh vchenykh z pytan monitorynhu ta zabezpechennia yakosti vyshchoi osvity: Rishennia Vchenoi rady vid 26 chervnia 2023 r., protokol No. 10 [On interaction with student self-government bodies and the Council of Young Scientists on monitoring and quality assurance in higher education]. https://rada.karazin.ua/public/uploads/2023/06/2_Про_взаємодію_з_органами_студенського_самоврядування.pdf
Academic Council of V. N. Karazin Kharkiv National University. (2023b). Pro zatverdzhennia «Polozhennia pro rektorat Kharkivskoho natsionalnoho universytetu imeni V. N. Karazina» v novii redaktsii: Rishennia Vchenoi rady vid 25 hrudnia 2023 r., protokol No. 23 [On approval of the Regulations on the Rectorate of V. N. Karazin Kharkiv National University in a new edition]. https://rada.karazin.ua/public/uploads/2023/12/6-Положення_про_ректорат_ост_3.pdf
Beerkens, M. (2022). An evolution of performance data in higher education governance: A path towards a ‘big data’ era? Quality in Higher Education, 28(1), 29–49. https://doi.org/10.1080/13538322.2021.1951451
Bowen, G. A. (2009). Document analysis as a qualitative research method. Qualitative Research Journal, 9(2), 27–40. https://doi.org/10.3316/QRJ0902027
Donina, D., & Jaworska, M. (2024). Higher education governance in Poland: Reform pathway from the Communist regime to Law 2.0. Higher Education Policy, 37(1), 40-58. https://doi.org/10.1057/s41307-022-00293-x
Hai, P. T. T., & Anh, L. T. K. (2022). Academic staff’s participation in university governance – A move towards autonomy and its practical problems. Studies in Higher Education, 47(8), 1613-1626. https://doi.org/10.1080/03075079.2021.1946031
Hall, R. (2021). Students as partners in university innovation and entrepreneurship. Education + Training, 63(7/8), 1114–1137. https://doi.org/10.1108/ET-01-2021-0003
Khrykov, Ye. (2022). Kolehialne upravlinnia zakladamy vyshchoi osvity: znachennia, stan, napriamy rozvytku [Collegial governance of higher education institutions: Significance, current state and development directions]. Ukrainskyi pedahohichnyi zhurnal, (1), 53-62. https://doi.org/10.32405/2411-1317-2022-1-53-62
Kolisnichenko, N. M., & Koval, H. V. (2021). Partysypatyvne upravlinnia v haluzi osvity: sutnist, osoblyvosti, tendentsii formuvannia i realizatsii [Participatory governance in education: Essence, features, formation and implementation trends]. Aktualni problemy derzhavnoho upravlinnia, (3(84)), 105–109. https://uran.oridu.odessa.ua/article/view/246301
Lo, W. Y. W. (2025). Trust and tension: Shared governance in higher education amid student activism. Studies in Higher Education, 50(12), 3016–3031. https://doi.org/10.1080/03075079.2024.2449243
Matthews, K. E., & Dollinger, M. (2023). Student voice in higher education: The importance of distinguishing student representation and student partnership. Higher Education, 85(3), 555–570. https://doi.org/10.1007/s10734-022-00851-7
McNaughtan, J., Enright, E. A., & Harris, N. F. (2025). “A seat at the table”: A conceptual model to frame shared governance from the perspectives of faculty senate presidents. Higher Education Policy, 38(4), 797–821. https://doi.org/10.1057/s41307-024-00370-3
Naylor, R., Dollinger, M., Mahat, M., & Khawaja, M. (2021). Students as customers versus as active agents: Conceptualising the student role in governance and quality assurance. Higher Education Research & Development, 40(5), 1026–1039. https://doi.org/10.1080/07294360.2020.1792850
Raza, K., Roach, P., Hardcastle, L., Hayden, A., Gereluk, D., & Bharwani, A. (2025). A systematic review of the conceptualization, interpretation, and implementation of shared governance in post-secondary contexts. Studies in Higher Education, 50(8), 1591–1609. https://doi.org/10.1080/03075079.2024.2388274
Resch, K. (2023). Student voice in higher education diversity policies: A systematic review. Frontiers in Education, 8, Article 1039578. https://doi.org/10.3389/feduc.2023.1039578
Ruan, J., Cai, Y., & Stensaker, B. (2024). University managers or institutional leaders? An exploration of top-level leadership in Chinese universities. Higher Education, 87(3), 703–719. https://doi.org/10.1007/s10734-023-01031-x
Skyba, Yu., Chervona, L., & Palamarchuk, O. (2022). Studentske samovriaduvannia ta yoho rol u zabezpechenni yakosti vyshchoi osvity [Student self-government and its role in higher education quality assurance]. Mizhnarodnyi naukovyi zhurnal «Universytety i liderstvo», (14), 127–138. https://doi.org/10.31874/2520-6702-2022-14-127-138
Student Conference of V. N. Karazin Kharkiv National University. (2026a). Polozhennia pro studentske samovriaduvannia Kharkivskoho natsionalnoho universytetu imeni V. N. Karazina [Regulations on student self-government] (Amended July 28, 2026, Minutes No. 3). https://drive.google.com/file/d/1BUISKfYSmid0NGU6-nfgUjH1UrZOyAfn/view
Student Conference of V. N. Karazin Kharkiv National University. (2026b). Polozhennia pro studentski vybory v Kharkivskomu natsionalnomu universyteti imeni V. N. Karazina [Regulations on student elections] (Amended July 28, 2026, Minutes No. 3). https://drive.google.com/file/d/1wFQ7tBnUR0Zc2ieOZRp78XHwP-1fEFkb/view
Student Conference of V. N. Karazin Kharkiv National University. (2026c). Protokol No. 1 Konferentsii studentiv Universytetu vid 18 liutoho 2026 r. [Minutes No. 1 of the University Students’ Conference, February 18, 2026]. https://drive.google.com/file/d/1Pl1TpGWlvN9Bjqld6dKZ9S3d_bT8guiz/view
V. N. Karazin Kharkiv National University. (2025). Polozhennia pro orhanizatsiiu osvitnoho protsesu v Kharkivskomu natsionalnomu universyteti imeni V. N. Karazina [Regulations on the organization of the educational process at V. N. Karazin Kharkiv National University] (Decision of July 3, 2025, Minutes No. 18). https://karazin.ua/storage/documents/2041_8dAbSlQKpbpjWh27yiv6XrsWo.pdf
V. N. Karazin Kharkiv National University. (2026a). Polozhennia pro Naukovo-metodychnu radu ta naukovo-metodychni komisii Kharkivskoho natsionalnoho universytetu imeni V. N. Karazina [Regulations on the Scientific and Methodological Council and scientific and methodological commissions of V. N. Karazin Kharkiv National University] (Decision of June 19, 2026, Minutes No. 10). https://karazin.ua/storage/documents/2217_6maFDdAdH8hHb3k6rHqIjuY6w.pdf
V. N. Karazin Kharkiv National University. (2026b). Polozhennia pro osvitni prohramy, za yakymy zdiisniuietsia pidhotovka zdobuvachiv vyshchoi osvity u Kharkivskomu natsionalnomu universyteti imeni V. N. Karazina [Regulations on educational programmes for higher education students at V. N. Karazin Kharkiv National University] (Decision of June 19, 2026, Minutes No. 10). https://karazin.ua/storage/documents/2216_xpCnEeArIA1eR1HlMn4IOlcOw.pdf
V. N. Karazin Kharkiv National University. (2026c). Poriadok formuvannia indyvidualnoi osvitnoi traiektorii u chastyni realizatsii prava zdobuvacha vyshchoi osvity na vilnyi vybir osvitnikh komponentiv [Procedure for forming an individual educational trajectory in implementing a higher education student’s right to freely choose educational components] (Decision of March 30, 2026, Minutes No. 5). https://karazin.ua/storage/documents/2084_uJ7KTjRQmjQSfKhkdzRoSyByd.pdf
V. N. Karazin Kharkiv National University. (2026d). Statut Kharkivskoho natsionalnoho universytetu imeni V. N. Karazina [Statute of V. N. Karazin Kharkiv National University] (Approved by Ministry of Education and Science of Ukraine Order No. 473, March 18, 2026). https://documentarium.karazin.ua/items/fdeacf95-f8e6-4287-b0ac-63b9f5b192f4
Verkhovna Rada of Ukraine. (2014). Pro vyshchu osvitu: Zakon Ukrainy vid 1 lypnia 2014 r. No. 1556-VII [On higher education: Law of Ukraine of July 1, 2014 No. 1556-VII]. Retrieved September 6, 2026, from https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1556-18
Verkhovna Rada of Ukraine. (2017). Pro osvitu: Zakon Ukrainy vid 5 veresnia 2017 r. No. 2145-VIII [On education: Law of Ukraine of September 5, 2017 No. 2145-VIII]. Retrieved September 6, 2026, from https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2145-19
Vlasiuk, O., & Darahan, T. (2024). Avtonomiia zakladu vyshchoi osvity: pryntsypy vprovadzhennia v Ukraini [Autonomy of a higher education institution: Principles of implementation in Ukraine]. Novi tekhnolohii navchannia, (98), 16–22. https://doi.org/10.52256/2710-3560.98.2024.98.02
Winter, J., Turner, R., Webb, O., Dalla Valle, L., & Benwell, C. (2024). Student academic representation in the UK: An exploration of recruitment, training, and impacts. Higher Education Quarterly, 78(4), Article e12548. https://doi.org/10.1111/hequ.12548
Wright, S. (2022). Danish university governance reforms: Internationalisation and de-internationalisation. European Journal of Education, 57(1), 96–108. https://doi.org/10.1111/ejed.12487
Xue, Y., & Zhu, C. (2022). Review of research on knowledge domains in university governance: Mapping literature in English and Chinese. European Journal of Education, 57(1), 49-64. https://doi.org/10.1111/ejed.12489
Zhuang, T., Liu, B., & Hu, Y. (2022). Legitimising shared governance in China’s higher education sector through university statutes. European Journal of Education, 57(1), 33-48. https://doi.org/10.1111/ejed.12493
Downloads
Published
Issue
Section
License
Copyright (c) 2026 Management and Entrepreneurship: Trends of Development
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.
