Effective personnel controlling and cost management
DOI:
https://doi.org/10.26661/2522-1566/2026-1/35-07Keywords:
personnel controlling, human capital management, labor cost optimization, strategic HR planning, operational efficiency, HR analytics, digital HR systems, labor productivity, social-psychological climateAbstract
In the current landscape of global economic instability and rapid technological transformation, personnel costs have emerged as one of the most significant and volatile components of an enterprise's total expenditure structure. Traditional administrative approaches to human resource management often fail to provide the analytical depth required for sustainable financial health. Consequently, there is an urgent need for an integrated system of personnel controlling that bridges the gap between financial objectives and human capital development. This article addresses the theoretical foundations and practical implementation of controlling mechanisms designed to optimize labor-related expenses while enhancing overall organizational performance.
The research utilizes a multidimensional methodological framework, incorporating systems analysis, functional modeling, and a comparative case study approach. By synthesizing contemporary management theories with empirical data from industrial enterprises, the study evaluates the nexus between strategic planning and operational monitoring of labor productivity and expenditure.
The study redefines personnel controlling as a sophisticated internal planning and regulatory system that transforms high-level corporate strategies into actionable HR initiatives. The author identifies and details four primary functional domains: the information-support function (creating a robust analytical database), the planning function (forecasting qualitative and quantitative labor needs), the directive function (developing corrective measures for negative trends), and the control-analytical function (verifying performance against strategic benchmarks).
A significant portion of the research is dedicated to the bifurcation of controlling into strategic and operational levels. Strategic controlling focuses on aligning human potential with long-term business scaling and innovation, while operational controlling targets tactical efficiency and the immediate optimization of the payroll fund. Through the analysis of a practical case study involving a meat-processing facility, the article demonstrates that non-punitive measures-such as the introduction of flexible work arrangements and the mitigation of «unproductive time» – yield superior results in cost reduction compared to traditional disciplinary sanctions. Furthermore, the research highlights the imperative of digital transformation, advocating for integrated information-accounting systems that automate payroll management, training investments, and recruitment analytics.
The findings confirm that effective personnel controlling is not merely a cost-cutting tool but a vital strategic system that ensures economic resilience. The transition from viewing personnel as a «cost center» to treating them as a «strategic asset» is facilitated by the integration of quantitative financial metrics with qualitative socio-psychological assessments. Ultimately, the implementation of an automated, flexible controlling system allows enterprises to optimize their budgets without compromising employee motivation or workplace culture, thereby securing a long-term competitive advantage in the marketplace.
JEL Classification: M12, M54, J24.
References
1. Аванесьян А. Є. Кадровий контролінг як ефективний інструмент управління персоналом судноремонтних підприємств. Трансформаційна економіка. 2025. № 2 (11). С. 7–12. https://doi.org/10.32782/2786-8141/2025-11-1
2. Андрушкевич Н. В., Фімяр С. В., Довгань В. В. Управління витратами інноваційного підприємств в рамках системи контролінгу. Трансформаційна економіка. 2025. № 1 (10). С. 7–11. https://doi.org/10.32782/2786-8141/2025-10-1
3. Бєляєва Н. С., Хмурова В. В. Особливості забезпечення контролінгу та реалізації його в системі управління підприємством. Modern Economics. 2021. № 26. С. 12–16. https://doi.org/10.31521/modecon.V26(2021)-02
4. Бойко В. В., Вінник В. О. Інструменти контролінгу в системі економічної безпеки підприємства. Таврійський науковий вісник. Серія: Економіка. 2021. Вип. 9. С. 40–47. https://doi.org/10.32851/2708-0366/2021.9.5
5. Бортнік С. М., Остапчук М. Ю. Зміна функцій контролінгу в управлінні підприємницькою діяльністю в сучасних умовах. Економіка та суспільство. 2024. № 66. https://doi.org/10.32782/2524-0072/2024-66-119
6. Войченко Т. О., Галькевич М. В., Радченко О. А. Ефективність управління витратами у транспортних компаніях: роль маркетингового контролінгу у забезпеченні конкурентоспроможності. Економіка та суспільство. 2024. Вип. 68. https://doi.org/10.32782/2524-0072/2024-68-103
7. Дем’яненко Т. І. Необхідність впровадження системи контролінгу на підприємствах України. Вісник Херсонського національного технічного університету. 2022. № 2 (81). С. 149–152. https://doi.org/10.35546/kntu2078-4481.2022.2.18
8. Капліна А. Контролінг як інструмент управління підприємством. Економіка та суспільство. 2021. № 23. https://doi.org/10.32782/2524-0072/2021-23-16
9. Келманович О. Контролінг в системі забезпечення фінансово-економічної безпеки підприємства. Herald of Khmelnytskyi National University. Economic sciences. 2024. № 330 (3). С. 517–522. https://doi.org/10.31891/2307-5740-2024-330-82
10. Корбутяк А. Г., Сокровольська Н. Я. Сучасні інструменти контролінгу витрат в умовах обмеженості ресурсів. Економіка та суспільство. 2022. № 37. https://doi.org/10.32782/2524-0072/2022-37-48
11. Коробка С. В. Теоретичні аспекти впровадження контролінгу в систему управління підприємством. Таврійський науковий вісник. Серія: Економіка. 2021. № 5. С. 65–71. https://doi.org/10.32851/2708-0366/2021.5.8
12. Королюк Т., Співак С. Сутність, значення та обліково-інформаційне забезпечення процесу контролінгу. Галицький економічний вісник. 2022. № 78 (5–6). С. 58–64. https://doi.org/10.33108/galicianvisnyk_tntu2022.05_06.058.
13. Сазонова С. В., Новиков Д. М. Контролінг стратегічного управління на підприємствах в умовах цифрової економіки. Таврійський науковий вісник. Серія: Економіка. 2023. Вип. 15. С. 201–208. https://doi.org/10.32782/2708-0366/2023.15.24
14. Сітковська А. О. Контролінг як інструмент стратегічного управління конкурентоспроможністю аграрного підприємства. Агросвіт. 2022. № 13–14. С. 43–47. https://doi.org/10.32702/2306-6792.2022.13-14.43
15. Смірнова К. В. Кадровий менеджмент : конспект лекцій. Одеса : Одеський державний екологічний університет, 2022. 156 с.
16. Телічко Н. А., Дідур Г. І., Мельничук О. І. Сучасні інструменти контролінгу витрат у системі операційного, інвестиційного та стратегічного менеджменту. Економіка та суспільство. 2025. Вип. 78. https://doi.org/10.32782/2524-0072/2025-78-106
17. Титок В. В., Ємельянова О. М. Контролінг персоналу як інструмент формування сталого персоналу в організації. Prospects of modern science and education : V International Scientific and Practical Conference (February 07–10, 2023). Stockholm, Sweden, 2023. С. 244–247. https://doi.org/10.46299/ISG.2023.1.5
18. Чорна Л. О., Швед В. В., Хідіров Д. С. До питання про критерії та види оцінки персоналу. Подільський науковий вісник. 2024. № 1 (29). С. 84–90. https://doi.org/10.58521/2521-1390-2024-29-13
19. Ющишина Л. О. Управління витратами : курс лекцій. Луцьк : Волинський національний університет імені Лесі Українки, 2023. 162 с.
REFERENCES
Avanesian, A. Ye. (2025). Kadrovyi kontrolinh yak efektyvnyi instrument upravlinnia personalom sudnoremontnykh pidpryiemstv [Personnel controlling as an effective tool for personnel management of ship repair enterprises]. Transformatsiina ekonomika – Transformational Economics, 2(11), 7–12. https://doi.org/10.32782/2786-8141/2025-11-1 [in Ukrainian].
Andrushkevych, N. V., Fimiar, S. V., & Dovhan, V. V. (2025). Upravlinnia vytratamy innovatsiinoho pidpryiemstv v ramkakh systemy kontrolinhu [Cost management of an innovative enterprise within the controlling system]. Transformatsiina ekonomika – Transformational Economics, 1(10), 7–11. https://doi.org/10.32782/2786-8141/2025-10-1 [in Ukrainian].
Bieliaieva, N. S., & Khmurova, V. V. (2021). Osoblyvosti zabezpechennia kontrolinhu ta realizatsii yoho v systemi upravlinnia pidpryiemstvom [Features of ensuring controlling and its implementation in the enterprise management system]. Modern Economics, 26, 12–16. https://doi.org/10.31521/modecon.V26(2021)-02 [in Ukrainian].
Boiko, V. V., & Vinnyk, V. O. (2021). Instrumenty kontrolinhu v systemi ekonomichnoi bezpeky pidpryiemstva [Controlling tools in the system of economic security of the enterprise]. Tavriiskyi naukovyi visnyk. Seriia: Ekonomika – Tavrian Scientific Bulletin. Series: Economics, 9, 40–47. https://doi.org/10.32851/2708-0366/2021.9.5 [in Ukrainian].
Bortnik, S. M., & Ostapchuk, M. Yu. (2024). Zmina funktsii kontrolinhu v upravlinni pidpryiemnytskoiu diialnistiu v suchasnykh umovakh [Changing controlling functions in business management in modern conditions]. Ekonomika ta suspilstvo – Economy and Society, 66. https://doi.org/10.32782/2524-0072/2024-66-119 [in Ukrainian].
Voichenko, T. O., Halkevych, M. V., & Radchenko, O. A. (2024). Efektyvnist upravlinnia vytratamy u transportnykh kompaniiakh: rol marketynhovoho kontrolinhu u zabezpechenni konkurentospromozhnosti [Efficiency of cost management in transport companies: the role of marketing controlling in ensuring competitiveness]. Ekonomika ta suspilstvo – Economy and Society, 68. https://doi.org/10.32782/2524-0072/2024-68-103 [in Ukrainian].
Demianenko, T. I. (2022). Neobkhidnist vпrovadzhennia systemy kontrolinhu na pidpryiemstvakh Ukrainy [The necessity of implementing a controlling system at Ukrainian enterprises]. Visnyk Khersonskoho natsionalnoho tekhnichnoho universytetu – Bulletin of the Kherson National Technical University, 2(81), 149–152. https://doi.org/10.35546/kntu2078-4481.2022.2.18 [in Ukrainian].
Kaplina, A. (2021). Kontrolinh yak instrument upravlinnia pidpryiemstvom [Controlling as an enterprise management tool]. Ekonomika ta suspilstvo – Economy and Society, 23. https://doi.org/10.32782/2524-0072/2021-23-16 [in Ukrainian].
Kelmanovych, O. (2024). Kontrolinh v systemi zabezpechennia finansovo-ekonomichnoi bezpeky pidpryiemstva [Controlling in the system of ensuring financial and economic security of the enterprise]. Herald of Khmelnytskyi National University. Economic sciences, 330(3), 517–522. https://doi.org/10.31891/2307-5740-2024-330-82 [in Ukrainian].
Korbutiak, A. H., & Sokrovolska, N. Ya. (2022). Suchasni instrumenty kontrolinhu vytrat v umovakh obmezhenosti resursiv [Modern cost controlling tools in conditions of limited resources]. Ekonomika ta suspilstvo – Economy and Society, 37. https://doi.org/10.32782/2524-0072/2022-37-48 [in Ukrainian].
Korobka, S. V. (2021). Teoretychni aspekty vпrovadzhennia kontrolinhu v systemu upravlinnia pidpryiemstvom [Theoretical aspects of implementing controlling into the enterprise management system]. Tavriiskyi naukovyi visnyk. Seriia: Ekonomika – Tavrian Scientific Bulletin. Series: Economics, 5, 65–71. https://doi.org/10.32851/2708-0366/2021.5.8 [in Ukrainian].
Koroliuk, T., & Spivak, S. (2022). Sutnist, znachennia ta oblikovo-informatsiine zabezpechennia protsesu kontrolinhu [Essence, significance and accounting and information support of the controlling process]. Halytskyi ekonomichnyi visnyk – Galician Economic Journal, 78(5–6), 58–64. https://doi.org/10.33108/galicianvisnyk_tntu2022.05_06.058. [in Ukrainian].
Sazonova, S. V., & Novykov, D. M. (2023). Kontrolinh stratehichnoho upravlinnia na pidpryiemstvakh v umovakh tsyfrovoi ekonomiky [Controlling of strategic management at enterprises in the digital economy]. Tavriiskyi naukovyi visnyk. Seriia: Ekonomika – Tavrian Scientific Bulletin. Series: Economics, 15, 201–208. https://doi.org/10.32782/2708-0366/2023.15.24 [in Ukrainian].
Sitkovska, A. O. (2022). Kontrolinh yak instrument stratehichnoho upravlinnia konkurentospromozhnistiu ahrarnoho pidpryiemstva [Controlling as a tool for strategic management of the competitiveness of an agricultural enterprise]. Ahrosvit, 13–14, 43–47. https://doi.org/10.32702/2306-6792.2022.13-14.43 [in Ukrainian].
Smirnova, K. V. (2022). Kadrovyi menedzhment: konspekt lektsii [Personnel Management: lecture notes]. Odesa: Odesa State Environmental University [in Ukrainian].
Telichko, N. A., Didur, H. I., & Melnychuk, O. I. (2025). Suchasni instrumenty kontrolinhu vytrat u systemi operatsiinoho, investytsiinoho ta stratehichnoho menedzhmentu [Modern cost controlling tools in the system of operational, investment and strategic management]. Ekonomika ta suspilstvo – Economy and Society, 78. https://doi.org/10.32782/2524-0072/2025-78-106 [in Ukrainian].
Tytok, V. V., & Yemelianova, O. M. (2023). Personnel controlling as a tool for forming sustainable personnel in the organization. Prospects of modern science and education: V International Scientific and Practical Conference. Stockholm, Sweden, 244–247. https://doi.org/10.46299/ISG.2023.1.5
Chorna, L. O., Shved, V. V., & Khidirov, D. S. (2024). Do pytannia pro kryterii ta vydy otsinky personalu [On the issue of criteria and types of personnel assessment]. Podilskyi naukovyi visnyk – Podilskyi Scientific Bulletin, 1(29), 84–90.https://doi.org/10.58521/2521-1390-2024-29-1https://doi.org/10.58521/2521-1390-2024-29-13 [in Ukrainian].
Yushchyshyna, L. O. (2023). Upravlinnia vytratamy: kurs lektsii [Cost Management: a course of lectures]. Lutsk: Volyn National University named after Lesya Ukrainka [in Ukrainian].
Downloads
Published
Issue
Section
License
Copyright (c) 2026 Management and Entrepreneurship: Trends of Development
This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 International License.
